Wissen
Mitarbeiterfotos: Wann darf die Firma sie veröffentlichen?
Kurz: fast nie ohne schriftliche Einwilligung — und die muss freiwillig sein, verständlich formuliert und jederzeit widerrufbar. Diese Seite erklärt, was das praktisch bedeutet: vor dem Fotografieren, beim Veröffentlichen und wenn jemand geht.
Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Bei Zweifeln fragt eure Datenschutzbeauftragte oder einen Anwalt.
Wann eine Einwilligung nötig ist
Einwilligung nötig
- Porträts auf der Website, im Intranet, auf Social Media, in Broschüren und Anzeigen
- Teambilder, auf denen einzelne Personen erkennbar sind
- Fotos in Stellenanzeigen und auf der Karriereseite
- Aufnahmen von Betriebsfeiern, die veröffentlicht werden sollen
- Namensschilder, Signaturen und Visitenkarten mit Foto
In der Regel unproblematisch
- Aufnahmen, auf denen niemand erkennbar ist: Hände, Rücken, Werkzeug, Details
- Menschen als reines Beiwerk in einer Gesamtansicht, die nicht auf sie zielt
- Rein interne Verwendung ohne Veröffentlichung — auch hier ist vorher fragen der bessere Weg
Rechtlicher Hintergrund in einem Satz: Für Bildnisse gilt das Kunsturhebergesetz, für die Verarbeitung personenbezogener Daten zusätzlich die DSGVO. Beides läuft praktisch auf dasselbe hinaus — ohne Zustimmung besser nicht.
Was in die Einwilligung gehört
Wer
Name des Beschäftigten und des Unternehmens, das die Bilder verwendet.
Welche Bilder
So konkret wie möglich: „Porträtaufnahmen vom Shooting am 12. März 2026“ ist besser als „Fotos“. Eine Blankoerlaubnis für alles Zukünftige ist angreifbar.
Wofür
Die Kanäle einzeln nennen: Website, Karriereseite, LinkedIn, Instagram, gedruckte Broschüre, Anzeigen. Was nicht dasteht, ist nicht erlaubt.
Wie lange
Zeitraum oder Bindung an das Arbeitsverhältnis. Unbefristet ohne Begründung ist unüblich.
Weitergabe
Ob Bilder an Dritte gehen — Agentur, Fotograf als Referenz, Presse — und an wen.
Widerruf
Der Hinweis, dass die Einwilligung jederzeit ohne Nachteil widerrufen werden kann, mit Ansprechpartner. Fehlt dieser Satz, ist die ganze Erklärung wackelig.
Unterschrift und Datum
Schriftform ist nicht in jedem Fall zwingend, aber sie ist der einzige praktikable Nachweis.
Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis
Der heikelste Punkt. Zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten besteht ein Machtgefälle, deshalb wird bei Einwilligungen genauer hingesehen. Freiwillig heißt: Wer nein sagt, darf keinen Nachteil haben — keinen Druck, keine Bemerkung, keine schlechtere Bewertung. Ein Formular, das alle beim Onboarding im Stapel unterschreiben, erfüllt das eher nicht.
Praktisch gut lösbar: das Thema vor dem Termin ansprechen, erklären wofür, und ausdrücklich sagen, dass ein Nein in Ordnung ist. Wer nicht möchte, wird ohne Gesicht fotografiert oder gar nicht.
Wenn jemand das Unternehmen verlässt
Die Einwilligung endet nicht automatisch mit dem Arbeitsvertrag. Trotzdem ist die saubere Praxis: Bilder ausgeschiedener Beschäftigter von der Website nehmen, sobald sie gehen. Sie sind fachlich ohnehin falsch, und ein späterer Widerruf trifft dann eine Seite, auf der das Bild längst nicht mehr steht.
Achtung bei gedruckten Sachen und bei Fremdplattformen: Ein Widerruf verpflichtet zur Entfernung, soweit sie möglich und zumutbar ist. Eine bereits gedruckte Auflage muss man nicht einstampfen, eine Website ändert man am selben Tag.
Widerruf: was dann zu tun ist
- Bild von Website, Karriereseite und Social-Media-Profilen entfernen
- Beim Fotografen oder der Agentur Bescheid geben, damit das Bild nicht als Referenz weiterläuft
- In Google prüfen, ob eine zwischengespeicherte Version noch auftaucht, und Entfernung beantragen
- Den Widerruf dokumentieren, mit Datum
- Nicht diskutieren — ein Widerruf braucht keine Begründung
Häufige Fragen
Darf ein Vorgesetzter Mitarbeiter einfach fotografieren?
Fotografieren im Betrieb ist nicht automatisch verboten, das Veröffentlichen ohne Einwilligung aber sehr wohl. Und heimlich fotografieren ist in beiden Richtungen ein Problem.
Gilt das auch für Gruppenfotos?
Ja, sobald einzelne Personen erkennbar sind. Bei großen Veranstaltungen kann anderes gelten, aber ein Teamfoto mit zwölf Leuten ist keine Veranstaltung im Sinne der Ausnahme.
Brauchen wir das auch fürs Intranet?
Für die reine interne Verwendung ist die Lage entspannter, die saubere Lösung bleibt dieselbe: fragen und dokumentieren.
Was ist mit Fotos, die Mitarbeiter selbst posten?
Das ist deren Sache — bis das Unternehmen sie übernimmt und weiterverbreitet. Dann braucht es wieder eine Einwilligung.
Reicht eine mündliche Zusage?
Sie kann wirksam sein, ist aber nicht nachweisbar. Im Streitfall muss das Unternehmen die Einwilligung belegen.
Und wenn wir KI-Bilder statt Fotos nehmen?
Ein KI-Bild, das eine reale Person erkennbar nachbildet, verlagert das Problem nur — es sieht aus wie ein Bildnis und wird auch so behandelt. Bilder ohne erkennbare Personen sind der einfache Weg.
Bilder brauchen zwei Dinge: gute Motive und saubere Papiere.
Das Zweite regelt ein Blatt Papier. Wie das Erste läuft, steht hier.
Unternehmensfotografie